Масофадан туриб ишлаётган жамоани бошқариш: Кремний водийсидаги мутахассисдан 8 маслаҳат

Kun.uz light 08:02 / 17.04.2020 8789

Инқироз даврида бизнеснинг бош активи — инсон капиталини йўқотмаслик ҳақида ABBYY асосчиси, сунъий интеллект соҳасида серияли тадбиркор Давид Ян сўзлаб берди. Унинг фикрлари Forbes`да чоп этилди.

Жаҳондаги машҳур HR-таҳлилчилардан бири Жош Берсин ва IBM`нинг персонални бошқариш бўйича директори Дайан Герсон бир муддат аввал ўтказган қўшма вебинарида шундай деганди: «Оғир келган 2008 йилда компанияларни молиявий директорлар сақлаб қолган. 2020 йилда бу ишни персонал бўйича директорлар бажаришади».

Масофадан туриб ишлаётган жамоани бошқаришнинг ҳар қандай жамоани бошқариш билан боғлиқ бир неча базавий принциплари бор. Бу, ўз навбатида, жамоавийлик, коммуникация, қарорлар қабул қилиш, ишларни бажариш, иш муҳитини ҳамда иш вақтини ташкил қилиш усулларига янги талабларни қўяди.

Кичик ва йирик ишчи гуруҳларни бошқаришда кўплаб жиҳатлар бор, улардан қуйидагиларини ажратиб кўрсатиш мумкин:

·       мулоқот ва қайта алоқа;

·       шаффофлик ва ишонч;

·       қўллаб-қувватлаш ва ўзаро ёрдам;

·       аниқ мақсадлар;

·       ўлчанадиган натижалар;

·       техник воситалар;

·       иш ва шахсий ҳаёт ўртасидаги мувозанат.

Мен ABBYY билан бирга 12та компанияга асос солдим, уларда жаҳоннинг 13 мамлакатида 1300 ходим ишламоқда. Масалан, Yva.ai ходимлари жаҳоннинг тўрт давлатидан туриб масофадан ишлашади. Ўзим эса сўнгги 8 йилдан буён Кремний водийсида яшаяпман ва 100 фоиз масофадан – уйдан туриб ишлаяпман.

Кремний водийсининг мен асосчилари билан ҳамсуҳбат бўлган, йирик тақсимловчи корхоналари тажрибаси асосида ва масофадан туриб ишловчи жамоаларни яратиш бўйича шахсий тажрибамдан келиб чиқиб, айни пайтда жамоасини уйидан туриб ишлашга ўтказаётганларга қуйидаги маслаҳатларни бермоқчиман.

1-маслаҳат. Рақамли офис муҳитини яратинг ва видеоконференция орқали кунига кўп марта учрашиб туринг

Биринчидан, муҳим мавзулар бўйича кундалик ёки ҳафталик учрашувлар ташкиллаштиринг. Бу масофадан туриб ишлаётган жамоа учун зарур ритм яратади. Иккинчидан, ишчи гуруҳдаги ҳамкасблар, раҳбарлар ва ходимлари ўртасида кун давомида тезкор учрашувлар имкониятини таъминланг.

Муҳими, ҳар бир ишчи гуруҳ олдиндан белгиланган вақтда ўзининг кундалик 15-20 дақиқалик стендапини режалаштирсин. Ходимларга стендапга у бошланишидан 2-3 дақиқа аввал келиши ва бу вақтни мулоқот учун сарфлашни таклиф қилинг.

Бир-бирингиз билан қизиқинг. Оила, фарзандлар, мушуклар, об-ҳаво, исталган мавзуда. Шахсий мулоқот бахт гормонлари даражасини оширади, у боғланганлик, илиқ туйғулар ва жамоа руҳини кўтаради.

Агар ишчи гуруҳ раҳбари сиз бўлсангиз, айрим вақтларда ўзингизнинг виртуал хонангизни умуман ёпмаслигингиз мумкин. Ходимлар кун давомида сизнинг «ҳузурингиз»га қисқа масалаларда кириб туришади.

2-маслаҳат. Виртуал ўтиришлар ўтказиб туринг

Видеоконференциялар орқали қизиқишлар бўйича виртуал клублар, ноформал ўтиришлар ва кечалар ташкил қилиб туринг. Бу иш беради! Турли ўйинлар ўтказиш мумкин. Бу улкан ижобий ҳиссиётлар уйғотади.

3-маслаҳат. Хайрихоҳ мулоқот қоидаларига амал қилинг

Қайд этиш жизки, масофадан туриб ишлаш одат бўлмаган ходимларни матнли коммуникация яширин ёки очиқ можароларга олиб боради. Бунга сабаб – биз баъзан ҳамсуҳбатимиз ёзган нарсани ўзимизча тушунамиз ёки ҳамсуҳбатимиз ўзимиз билган нарсадан хабардор деб ўйлаймиз.

Биз ўз ходимларимзга бу борада берадиган маслаҳатларнинг бир нечтаси:

·       Баҳслашишдан тўхтанг, баҳсда нима бўлса ҳам ғолиб бўлиб чиқишдан сақланинг, айниқса оммавий коммуникация каналларида. Биринчидан, сизнинг ҳамсуҳбатингиз ҳам ақлли инсон. Иккинчидан, ҳамсуҳбатингиз сизнинг нуқтайи назарингизни қабул қилишни истасангиз, бунинг энг яхши йўли — яккама-якка суҳбатда, хайрихоҳ оҳангда конструктив важларни келтириб, ҳамсуҳбатнинг қарши далилларини ўйлаб кўриш;

·       Ҳамсуҳбатингизнинг нияти яхши бўлган деб ҳисобланг;

·       Бир-бирингиз билан яқиндан танишинг (шахсий муносабатлар ишонч уйғотади);

·       Ташаккур билдиринг! (мақтовни бўлишиш учун ҳар қандай вазиятдан фойдаланиш шундай муҳит яратадики, унда қайта алоқа ҳужум эмас, совға сифатида қабул қилинади).

·       Тоқатли бўлинг, ҳамсуҳбатингиз ҳамма нарсани билиши мумкин эмас (худди сиз каби).

4-маслаҳат. Рақамли сервислар сонини минималлаштиринг, уларни бир стандартга солиб, тўлиқ ҳажмда ишлатинг

Ҳар бир категорияда айнан бир сервисдан фойдаланинг, уларни кўпайтиришдан тийилинг. Кимгадир вақтинчалик ноўнғай бўлар, лекин бундан бутун ташкилот ютади.

Қуйидагилар билан танишиб чиқишингиз мумкин:

·       Slack ёки MS Teams корпоратив мессенжерлари;

·       Zoom ёки унга ўхшаш видеоконференциялар;

·       G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox каби ҳужжатлар ҳамда жамоавий ишларни сақловчи офис тўплами;

·       рақамли имзо ва ҳужжатларни бошқариш сервислари

·       CRM (AmoCRM, SalesForce, …);

·       вазифаларни бошқариш сервиси (Jira, Asana, Bitrix, Trello);

·       ходимлардан қайта алоқа қабул қилиш тизими Yva.ai, Glint, Qualtrics;

·       Karma Bot каби оний ташаккур тизимлари;

·       корпоратив ижтимоий тармоқ Facebook Workplace, Yammer;

·       Мактабда кўр-кўрона ўн бармоқ билан ҳарф териш усулини ўрганмаган ходимлар учун шу курсдан ўтишни ташкиллаштиринг. Клавиатурада дақиқасига 150–200 белгидан секин териш масофадан туриб ишлаш даврида рақамли коммуникацияни жуда қийинлаштиради.

5-маслаҳат. Барчасини ҳужжатлаштиринг

Масофадан туриб ишлашга ўтганда «ёзилмаган қоидалар» деган тушунчанинг ўзи йўқ. Ҳаммаси ҳужжатлаштирилиши керак. Ҳаттоки у оралиқ қарор бўлса ҳам. Бу – билимларни узатишда жуда муҳим аҳамият касб этади. Масофадан туриб, айниқса турли соат белбоғларида яшаётган одамлар синхрон бўлмай ишлайди, Slack каналида уч қаторгина тўхтовсиз ҳужжатлаштириш ҳам жонли мулоқот ҳажмининг камлигига компенсациядир.

Учрашувларни ҳужжатлаштириш ва баёнлаштириш ҳар бир ходимнинг қоидаси, мажбурияти ва одатига айланиши керак. Собиқ котибалар ва раҳбар ёрдамчилари зиммасига энди виртуал учрашувларни ҳужжатлаштириш ва корпоратив каналларда учрашувларнинг баённомасини эълон қилиб бориш вазифаси юкланмоқда.

Барча мақсадлар ёзма кўринишда аниқлаштирилиши керак. Ҳар бир жамоа ва ходим учун. Ходимлар ўртасида бу мақсадларга эришиш натижаси ойига камида 2-4 марта, баъзан ҳафтасига бир неча бор муҳокама қилиниши керак.

6-маслаҳат. Реал вақт режимида бизнес жараёнларини кузатинг

Одамлар янги шароитларга сал-пал ўрганишгач, компания раҳбарларидан бизнес дараёнларни кузатиши ва самарадорлигини таъминлаш талаб этилади. Бунда Process Intelligence ёки ABBYY Timeline каби иловалар ёрдам беради.

Бу интеллектуал ечимлар реал вақт режимида ташкилот ичида нималар бўлаётганини таҳлил қилади: вазифани бажариш қандай босқичда экани, муддатлардан ўтиб кетиш ва узилишлар бор-йўқлигини кўрсатади. Улар ходимлар томонидан информацион тизимларда қолдираётган «из»ларга асосланади, шунинг учун бундай ечимларга ходимларнинг қаерда ишлаши: уй ёки офисда, фарқи йўқ.

Яна бир маслаҳат: ходимларнинг ҳаётини енгиллаштириш ва уларни максимум равишда бир хилликка ўралашиб қолишдан озод қилиш. Чунки дастлабки кунлар уйдан туриб ишлаш «суғур куни»ни эслатиб юборади, айниқса вазифаларда қўлда бажариладиган, интеллектуал юклама талаб қилмайдиган операциялар кўп бўлса.

7-маслаҳат. Ходимлардан узлуксиз қайта алоқани таъминланг, уларнинг бахти ва стрессини ўлчанг

Ўлчаб бўлмайдиган нарсани ўзгартириш қийин. Лорд Кельвин бир аср аввал шунақароқ гап айтган. Yva.ai компаниясида биз буни жуда тез-тез қайтариб турамиз.

Инсон капитали – масофадан туриб ишлаш жараёнида ташкилотнинг бош активи ва бойлигидир. Шу сабабли сиз ходимларингизнинг эмоционал, шахсий ва касбий фаровонлиги ҳақида доим қайғуришингиз керак.

Лекин ходимларни нима безовта қилаётгани қандай қилиб холис баҳолаш мумкин? Бу ахборотни реал вақт режимида қандай олса бўлади?

Кўпинча сўров тизимларидан фойдаланилади. Бироқ бундай тизимлардаги муаммо бир чорак ёки бир ой учун тааллуқли бўлади.

Кутилмаганда масофадан туриб ишлашга ўтилганда ҳаётимиз ҳафтасига, керак бўлса кунига ўзгаради. Агар биз ходимларни кундалик сўровга тутсак, улар шунчаки саволларга жавоб бермай қўйишади. Статистикага кўра, кундалик ёки ҳафталик сўровномаларга овоз берувчи ходимлар сони 5-10 фоизга пасаяркан, чунки одамлар овоз бериш учун вақт сарфлашда маъно кўрмайди.

Yva.ai ва People Analytics каби замонавий технологиялар автоматик равишда ҳамкорлик сифати, ишга жалб қилинганлик, чарчоқ, стресс, ҳаддан зиёд ишлаб юбориш, муваффақиятли етакчилик амалиётлари, можаролар ва ҳоказо сигналларни ўлчаш имконини беради.

8-маслаҳат. Ноформал етакчиларни аниқланг ва уларни ўз иттифоқчингизга айлантиринг

Биласизми, корхонангиздаги 3 фоиз ходим 84 фоиз одамнинг фикрини бошқаради. Статистика шунақа. Бу 3 фоиз ходимлар ноформал етакчилар деб аталади.

Бу одамлар шундоқ ҳам ташкилотингизни бошқаришда катта даражада иштирок этишган, бироқ масофадан туриб ишлаш даврида сизни буни истайсизми-йўқми, ноформал етакчилар бўлиб қолишади.

Бу ноформал етакчилар ким эканини биласизми? Улар сизнинг қадриятларингизни қўллашадими? Улар сиз томондами?

Ташкилотларда муваффақиятсиз тугаган трансформацион жараёнларнинг кўпчилигида улар олий раҳбарият глобал ўзгаришларни ноформал етакчиларга ишонишгани сабабли рўй берган. Формал етакчилар ва ноформал етакчилар — улар турли гуруҳдаги инсонлар ва уларнинг йўли фақат қисман кесишади.

ONA (organizational network analysis), хусусан Yva.ai кабизамонавий таҳлил қуроллари шундай ноформал етакчиларни автоматик равишда топиш имконини беради. Улар билан реал вақт режимида қайта алоқа ўрнатиш, улар билан эмоционал ва профессионал муносабатларга кириш мумкин.

Ўзингизнинг ноформал етакчиларингизни аниқлаб олинг. Улар билан доимий равишда яккама-якка суҳбат уюштиринг. Уларга ўз ғоянгизни шахсан тақдим этаётганингиз билан профессионал ҳурмат кўрсатинг, уларнинг фикрини инобатга олинг, ваколат беринг. Шунда компаниянгиздаги трансформацион жараёнларда бошқариш сифатида кескин ошади.

Кўпроқ янгиликлар